Der Ersatz von Studiowäsche erfolgt in vielen Studios in Wellen: Über Monate wird nichts ausgetauscht, dann fällt auf, dass der Bestand insgesamt abgenutzt wirkt, und es wird eine größere Menge beschafft. Diese Wellenbewegung hat zwei Nachteile. Sie bindet Budget punktuell und führt dazu, dass ein großer Teil des Bestands gleichzeitig altert und damit auch gleichzeitig wieder ersetzt werden muss. Eine zustandsbasierte Planung glättet das: Ersatz erfolgt kontinuierlich und in kleinen Mengen. Dieser Beitrag beschreibt, wie sich Zustandsdaten erheben lassen, wie daraus eine Nutzungsdauer entsteht und wie sich der Ersatzbedarf über das Jahr verteilen lässt.
Zustandsdaten laufend erheben
Grundlage jeder zustandsbasierten Planung ist eine laufende Erfassung. Sinnvoll ist, den Zustandscheck in die Wiederbereitstellung nach dem Trocknen zu integrieren, weil dort jedes Set ohnehin in die Hand genommen wird. Erfasst wird nicht jedes Set einzeln, sondern nur das, was aussortiert wird: Größe, Datum und Grund. Diese drei Angaben genügen für eine belastbare Auswertung. Sinnvoll ist, sie an einer festen Stelle zu notieren, etwa auf einem Klemmbrett im Aufbereitungsbereich. Wichtig ist, die Erfassung so knapp zu halten, dass sie tatsächlich geführt wird. Wer zusätzlich die Charge vermerkt, kann später Unterschiede zwischen Beschaffungen erkennen. Diese Daten sind nach einigen Monaten aussagekräftig. Welche Kriterien zum Aussortieren führen, beschreibt der Beitrag Wann ein Wäscheset aus dem Umlauf genommen werden sollte.
Nutzungsdauer ermitteln
Aus den Zustandsdaten lässt sich die durchschnittliche Nutzungsdauer ableiten. Sinnvoll ist, dafür das Beschaffungsdatum einer Charge mit dem Aussortierdatum der zugehörigen Sets zu vergleichen. Ergibt sich beispielsweise, dass Sets im Schnitt nach etwa achtzehn Monaten ausgetauscht werden, lässt sich der jährliche Ersatzbedarf direkt berechnen. Sinnvoll ist, die Nutzungsdauer nach Größen zu differenzieren, weil häufig genutzte Größen schneller verschleißen. Wichtig ist, den Wert als Näherung zu behandeln und nicht als exakte Größe, weil die Datenbasis begrenzt ist. Sinnvoll ist außerdem, ihn jährlich zu aktualisieren, weil sich Auslastung und Aufbereitungsprozess verändern. Verkürzt sich die Nutzungsdauer deutlich, lohnt ein Blick auf den Waschprozess. Verlängert sie sich, ist das ein Hinweis auf eine erfolgreiche Prozessanpassung.
Ersatzbedarf berechnen und verteilen
Aus Bestand und Nutzungsdauer ergibt sich der jährliche Ersatzbedarf. Bei einem Bestand von sechzig Sets und einer durchschnittlichen Nutzungsdauer von achtzehn Monaten sind rechnerisch etwa vierzig Sets pro Jahr zu ersetzen. Sinnvoll ist, diese Menge nicht in einer einzigen Beschaffung zu bestellen, sondern über das Jahr zu verteilen. Eine Aufteilung in drei oder vier Beschaffungen glättet sowohl das Budget als auch die Altersstruktur des Bestands. Sinnvoll ist außerdem, die Verteilung nach Größen zu gewichten, weil häufig genutzte Größen schneller ersetzt werden müssen. Wichtig ist, Lieferzeiten einzuplanen und nicht erst zu bestellen, wenn der Bestand knapp wird. Sinnvoll ist, feste Bestellzeitpunkte im Jahr zu definieren. Damit wird die Beschaffung planbar statt reaktiv.
Altersstruktur des Bestands beobachten
Ein häufig übersehener Punkt ist die Altersstruktur. Wird ein großer Teil des Bestands gleichzeitig beschafft, altert er auch gleichzeitig und muss gleichzeitig ersetzt werden. Sinnvoll ist deshalb, bewusst eine gemischte Altersstruktur anzustreben. Praktisch erreicht man das durch kontinuierliche kleine Beschaffungen statt einzelner großer. Sinnvoll ist außerdem, die Chargen im Bestandsverzeichnis zu führen, damit die Struktur sichtbar bleibt. Bei der Inventur lässt sich dann prüfen, wie sich der Bestand über die Chargen verteilt. Ist eine Charge überproportional vertreten, sollte die nächste Beschaffung entsprechend angepasst werden. Wichtig ist, die Rotation konsequent zu nutzen, damit nicht einzelne Sets deutlich schneller altern. Wie sich das in der Inventur abbilden lässt, beschreibt der Beitrag zur Jahresinventur.
Prozessursachen von Materialursachen trennen
Nicht jede kurze Nutzungsdauer liegt am Produkt. Sinnvoll ist deshalb, bei auffälligen Werten zuerst den Prozess zu prüfen. Häufige Ursachen sind zu hohe Waschtemperaturen, überladene Trommeln, zu viel Waschmittel oder eine Trocknung, die nicht den Pflegeangaben entspricht. Ebenso relevant ist, ob die Rotation eingehalten wird, weil ungleichmäßige Nutzung einzelne Sets vorzeitig verschleißen lässt. Sinnvoll ist, diese Punkte abzuarbeiten, bevor eine Produktentscheidung getroffen wird. Bleibt die Nutzungsdauer nach Prozessanpassung unverändert kurz, ist das ein Hinweis auf das Produkt. Sinnvoll ist, das mit den erhobenen Daten zu belegen statt es zu behaupten. Diese Trennung schützt vor Fehlentscheidungen in beide Richtungen. Sie ist außerdem eine gute Grundlage für Gespräche mit Lieferanten.
Die Planung dokumentieren
Damit die Planung fortgeführt werden kann, sollte sie schriftlich vorliegen. Sinnvoll ist eine einfache Übersicht mit Bestand je Größe, ermittelter Nutzungsdauer, daraus abgeleitetem Jahresbedarf und geplanten Bestellzeitpunkten. Diese Übersicht wird bei jeder Inventur aktualisiert und dient als Grundlage für Budgetentscheidungen. Sinnvoll ist außerdem, die getroffenen Annahmen zu vermerken, damit sie später nachvollziehbar sind. Bei Personalwechseln ist die Dokumentation der einzige Weg, die Planung fortzuführen. Sinnvoll ist, sie zusammen mit den Zustandsdaten abzulegen. Der Aufwand beträgt wenige Stunden im Jahr. Wie sich daraus die Quartalsplanung ableiten lässt, beschreibt der Beitrag zur Bedarfsplanung für das erste Quartal.
Eine lange Nutzungsdauer setzt Wäsche voraus, die viele Aufbereitungszyklen übersteht. Die Agiletics EMS-Wäsche ist darauf ausgelegt; aktuelle Angaben dazu finden sich hier:
Fazit
Ein zustandsbasierter Austausch ersetzt Beschaffung in Wellen durch kontinuierliche kleine Nachbestellungen. Grundlage ist eine laufende Erfassung aussortierter Sets mit Größe, Datum und Grund, integriert in die Wiederbereitstellung. Aus dem Vergleich von Beschaffungs- und Aussortierdatum ergibt sich die durchschnittliche Nutzungsdauer, differenziert nach Größen. Aus Bestand und Nutzungsdauer folgt der Jahresbedarf, der auf drei bis vier Beschaffungen verteilt wird und die Altersstruktur glättet. Bei auffällig kurzer Nutzungsdauer ist zuerst der Aufbereitungsprozess zu prüfen, bevor eine Produktentscheidung fällt. Eine einfache Übersicht mit Bestand, Nutzungsdauer, Jahresbedarf und Bestellzeitpunkten hält die Planung auch bei Personalwechseln fortführbar.